Saisonale Reservierungsstrategien: So meisterst du die Hochs und Tiefs im Restaurantjahr

Das Problem

Saisonalität trifft fast jedes Restaurant, und sie kommt in unterschiedlichen Formen:

Jahreszeiten und Wetter: Einige Restaurants erleben im Sommer durch Terrassenbetrieb und Tourismus Hochkonjunktur, andere haben im Winter durch gemütliches Ambiente die Nase vorn. Ein plötzlicher Wetterumschwung kann innerhalb weniger Stunden deine Reservierungslage komplett verändern.

Feiertage und Veranstaltungen: Vor Weihnachten, zu Ostern oder am Valentinstag sind viele Restaurants bis zum letzten Platz ausgebucht. Dann folgen oft Wochen der Flaute, in denen du Mühe hast, auch nur die Hälfte der Tische zu füllen.

Wochenzyklus: Freitag und Samstag kämpfst du um jeden Quadratzentimeter, während montags oder dienstags vielleicht nur ein Bruchteil der Gäste kommt.

Diese Unbeständigkeit führt zu mehreren Problemen:

• Personalplanung wird zur Herausforderung: In der Hochsaison bräuchtest du mehr Hände, in der Nebensaison kannst du kaum allen Mitarbeitern genügend Stunden bieten.

• Einkaufsplanung wird kompliziert: Überschüssige Ware und Abfall in der Nebensaison, Engpässe in der Hochsaison.

• Umsatzeinbußen: Ohne Strategie verlierst du in der Nebensaison wertvolle Einnahmen.

• Stress für dein Team: Die ständigen Wechsel zwischen Überlastung und Leerlauf können die Stimmung und Motivation drücken.

Viele Restaurantbetreiber versuchen, dieses Problem mit spontanen Aktionen zu lösen – doch ohne langfristige Strategie bleibt der Erfolg oft aus.

Mögliche Lösungen

Dynamische Preisgestaltung

Inspiriert von der Hotellerie und Luftfahrt können Restaurants ihre Preise an die Nachfrage anpassen:

• Happy Hour in der Nebensaison: Biete spezielle Preise für bestimmte Zeitfenster in deiner Nebensaison an.

• Menü-Preisanpassung: Entwickle saisonale Menüs mit attraktiven Preisen für die schwächeren Monate.

• Paketpreise: Schaffe Angebote wie "Wintermenü inkl. Getränk" zu einem Pauschalpreis.

Diese flexible Preisgestaltung kannst du durch digitale Reservierungssysteme wie Chefplatz steuern, die dir erlauben, für unterschiedliche Zeiträume verschiedene Angebote zu hinterlegen.

Saisonale Marketingkampagnen

Mit zielgerichteten Kampagnen kannst du deine Nebensaison beleben:

• Themenwochen: Organisiere beispielsweise "Wildwochen" im Herbst oder "Spargeltage" im Frühling.

• Saisonale Newsletter: Informiere deine Stammgäste über besondere Aktionen in der Nebensaison.

• Social-Media-Schwerpunkte: Präsentiere saisonale Spezialitäten auf Instagram und Co., um Aufmerksamkeit zu generieren.

Spezielle Reservierungsanreize

Schaffe besondere Anreize für Reservierungen in der Nebensaison:

• Early-Bird-Rabatte: Wer früh für die Nebensaison bucht, erhält einen Preisnachlass oder ein Gratis-Getränk.

• Treueaktionen: Biete Stammgästen Vorteile, wenn sie auch in der Nebensaison kommen – etwa durch Treuepunkte oder exklusive Angebote.

• Reservierungs-Bundles: Kombiniere die Tischreservierung mit einem besonderen Erlebnis, etwa einer Weinprobe oder einem Kochkurs.

Eventbasierte Reservierungsstrategien

Fülle die Lücken in deiner Auslastung mit besonderen Veranstaltungen:

• Workshop-Abende: Biete in der Nebensaison Kochkurse oder Weinproben an.

• Degustationsmenüs: Spezielle Verkostungsmenüs können auch in schwachen Zeiten Feinschmecker anlocken.

• Kooperationen: Arbeite mit lokalen Künstlern, Winzern oder Brauereien zusammen, um besondere Abende zu gestalten.

Technologische Unterstützung

Nutze digitale Tools, um deine saisonalen Strategien zu optimieren:

• Datenanalyse: Werte historische Reservierungsdaten aus, um Trends zu erkennen und vorherzusehen.

• Automatisierte Kampagnen: Richte automatisierte E-Mails ein, die zu bestimmten Zeiten Sonderangebote an deine Gäste senden.

• Reservierungsplattformen: Nutze Systeme wie Chefplatz, die dir erlauben, saisonale Kapazitäten und Angebote flexibel anzupassen.

Die Vorteile auf einen Blick

Ausgeglichenere Auslastung: Mit saisonalen Strategien kannst du die extremen Schwankungen abmildern und eine konstantere Belegung erreichen. So vermeidest du leere Tische in der Nebensaison und überlastete Mitarbeiter in der Hochsaison.

Höhere Gesamtrentabilität: Durch gezielte Angebote in der Nebensaison steigerst du den Umsatz in schwächeren Zeiten. Experten empfehlen, dass selbst ein moderat gefülltes Restaurant in der Nebensaison besser ist als ein geschlossenes.

Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit: Dein Team profitiert von einer ausgeglicheneren Arbeitsbelastung über das Jahr hinweg. Statt Überstunden in der Hauptsaison und Kurzarbeit in der Nebensaison schaffst du stabilere Bedingungen.

Optimierte Ressourcennutzung: Bei einer besseren Planbarkeit reduzierst du Lebensmittelverschwendung und optimierst deinen Einkauf. Das spart Kosten und ist nachhaltig.

Stärkere Kundenbindung: Durch saisonale Angebote und Events gibst du deinen Gästen immer wieder neue Gründe, dein Restaurant zu besuchen – auch außerhalb der Hauptsaison.

So setzt du es um

Schritt 1: Datenanalyse und Saisonmuster erkennen

Sammle und analysiere deine Reservierungsdaten der vergangenen Jahre. Identifiziere klare Muster: Wann sind deine Hoch- und Tiefphasen? Welche Wochentage sind besonders schwach? Gibt es überraschende Erkenntnisse?

Ein digitales Reservierungssystem kann dir dabei helfen, diese Daten schnell und übersichtlich auszuwerten. Notiere dir die wichtigsten Erkenntnisse als Grundlage für deine Strategie.

Schritt 2: Saisonale Angebotsstruktur entwickeln

Basierend auf deinen Erkenntnissen entwickelst du nun spezifische Angebote für die verschiedenen Saisons:

• Hauptsaison: Wie kannst du hier die Effizienz steigern und den Umsatz pro Gast maximieren?

• Nebensaison: Welche besonderen Anreize kannst du schaffen? Überlege dir mindestens drei konkrete Aktionen.

• Übergangszeiten: Entwickle Strategien für die Wochen zwischen Hoch- und Nebensaison.

Erstelle einen Jahreskalender mit allen geplanten Aktionen und Angeboten, damit du den Überblick behältst.

Schritt 3: Reservierungssystem anpassen

Passe dein Reservierungssystem an deine saisonale Strategie an:

• Lege für verschiedene Zeiträume unterschiedliche Kontingente fest.

• Hinterlege Sonderangebote direkt im System.

• Richte automatische Erinnerungen und Nachfass-E-Mails ein.

Falls du noch kein digitales System nutzt, ist jetzt der ideale Zeitpunkt, um auf eine Lösung wie Chefplatz umzusteigen, die dir diese Flexibilität bietet.

Schritt 4: Marketingplan erstellen

Entwickle einen gezielten Marketingplan für deine saisonalen Angebote:

• Plane Newsletter-Kampagnen für deine Stammgäste.

• Erstelle einen Social-Media-Kalender mit saisonalen Schwerpunkten.

• Überlege, ob lokale Werbung in bestimmten Zeiträumen sinnvoll ist.

Wichtig ist, dass du frühzeitig mit der Kommunikation beginnst – idealerweise mehrere Wochen vor dem Start einer Aktion.

Schritt 5: Team einbeziehen und schulen

Besprich deine saisonale Strategie mit deinem Team und hole deren Input ein:

• Erkläre die Hintergründe und Ziele deiner Strategie.

• Gib klare Anweisungen, wie mit Reservierungen in verschiedenen Saisonphasen umzugehen ist.

• Bitte um Feedback und Ideen, wie die Umsetzung verbessert werden kann.

Dein Team steht im direkten Kontakt mit den Gästen und kann wertvolle Einblicke liefern, die du in deine Strategie einfließen lassen kannst.

Schritt 6: Flexibel bleiben und anpassen

Überprüfe regelmäßig die Wirksamkeit deiner Maßnahmen und sei bereit, deine Strategie anzupassen:

• Werte monatlich die Reservierungszahlen und Umsätze aus.

• Sammle Feedback von Gästen zu deinen saisonalen Angeboten.

• Passe bei Bedarf Preise, Angebote oder Marketing an.

Saisonale Strategien sind keine Einmalaktionen, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der stetig optimiert werden sollte.

Fazit

Saisonale Reservierungsstrategien sind mehr als nur kurzfristige Aktionen – sie sind ein durchdachter Ansatz, um die natürlichen Schwankungen im Restaurantgeschäft auszugleichen und dein Geschäft das ganze Jahr über profitabel zu halten.

Mit einer klugen Kombination aus datenbasierter Planung, saisonalen Angeboten, flexibler Preisgestaltung und gezieltem Marketing kannst du selbst in traditionellen Flauten eine solide Auslastung erreichen. Dein Restaurant wird widerstandsfähiger gegen saisonale Schwankungen, dein Team arbeitet unter ausgeglicheneren Bedingungen, und deine Gäste freuen sich über immer neue Gründe, bei dir zu speisen.

Starte jetzt mit deiner saisonalen Reservierungsstrategie und mache jeden Monat im Jahr zu einer Erfolgsgeschichte für dein Restaurant!